Hướng dẫn toàn diện về quy trình thành lập nhà máy tại Việt Nam

Việc hiểu rõ các thủ tục thành lập nhà máy tại Việt Nam là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp đang cân nhắc gia nhập thị trường này. Theo đó, hai phương thức chính là thuê đất trong khu công nghiệp để tự xây dựng hoặc thuê Nhà xưởng xây sẵn (RBF). Sự khác biệt đáng kể nhất giữa các phương thức này là về quy trình, thời gian và vốn đầu tư.

Quá trình thuê đất để tự xây dựng nhà máy đòi hỏi nguồn vốn lớn và phải trải qua một quy trình phức tạp, bao gồm đảm bảo quyền sử dụng đất, giải quyết các thủ tục pháp lý và tiến hành xây dựng, dự kiến có thể mất đến một năm rưỡi để hoàn tất.

Mặt khác, dịch vụ cho thuê RBF cung cấp cơ sở vật chất sẵn sàng sử dụng với dịch vụ quản lý chuyên nghiệp, giảm gánh nặng vận hành và giúp tiếp cận địa điểm sản xuất nhanh hơn, chỉ mất 6 đến 9 tháng để thiết lập doanh nghiệp. Do đó, thuê RBF nổi lên như một lựa chọn ưu tiên cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí để mở rộng hoạt động tại Việt Nam.

Bài viết này sẽ giới thiệu cho các doanh nghiệp các giai đoạn thiết lập hiện diện tại Việt Nam bằng cách thuê RBF, bao gồm 3 quy trình: Trước khi thuê, Quy trình cho thuê và Sau khi thuê.

Trước khi thuê

Trước khi bước vào giao dịch thuê xưởng, một số công việc cần được thực hiện để đảm bảo tối ưu hóa chi phí và hoạt động vận hành:

• Nghiên cứu thị trường và lựa chọn địa điểm: Việc này bao gồm công tác thăm dò và phân tích kỹ lưỡng các khu công nghiệp khác nhau trên cả nước. Trong đó, tính chiến lược của vị trí là một trong những yếu tố tiên quyết, bao gồm khả năng lưu thông tới các cụm cảng và sân bay cũng như sự sẵn có của cơ sở hạ tầng đường bộ, đường sắt và các tiện ích khác. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cần phải thông hiểu môi trường pháp lý, ưu đãi thuế và các chính sách khác của chính phủ có liên quan đến hoạt động đầu tư.
• Thủ tục pháp lý và thẩm định: Để đảm bảo tuân thủ khung pháp lý của Việt Nam, các nhà đầu tư nước ngoài nên thuê cố vấn pháp lý. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các quy định phân vùng, tiêu chuẩn môi trường và bất kỳ yêu cầu cụ thể nào của ngành. Hơn nữa, việc tiến hành thẩm định đối với nhà máy đã chọn là điều cần thiết. Điều này liên quan đến việc kiểm tra quyền sở hữu, quyền sử dụng đất và giấy phép môi trường để tránh những rủi ro tiềm ẩn.
• Xây dựng mối quan hệ với bên cho thuê và chính quyền địa phương: Việc tiếp cận ban đầu này cho phép bên thuê thiết lập các kênh liên lạc và thu thập thông tin về các lựa chọn cho thuê hiện có. Thông qua quá trình trao đổi thông tin, bên thuê có thể nắm bắt và hiểu rõ thủ tục pháp lý cho thuê.
• Thỏa thuận với bên cho thuê: Đàm phán các điều khoản cho thuê đối với bất động sản công nghiệp bao gồm điều chỉnh giá thuê, thời gian thuê và các chi phí bổ sung phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Điều này đòi hỏi nhà đầu tư phải đánh giá xu hướng thị trường, điều kiện bất động sản và nhu cầu vận hành để xác định mức giá cho thuê hợp lý và thời hạn thuê phù hợp. Việc đàm phán kỹ lưỡng các chi phí bổ sung như phí bảo trì và tiện ích giúp giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo tính minh bạch trong suốt quá trình cho thuê.
• Cơ sở hạ tầng và tiện ích: Đánh giá cơ sở hạ tầng và tiện ích bao gồm đánh giá tính sẵn có và độ tin cậy của các tiện nghi thiết yếu như điện, nước, viễn thông và mạng lưới giao thông. Bên thuê cần xác nhận rằng cơ sở được chọn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu vận hành và thương lượng mọi cải tiến hoặc sửa đổi cần thiết với bên cho thuê.
• Nguồn nhân lực lao động: Việc cộng tác với các đơn vị cung cấp giải pháp nhân sự địa phương sẽ rất hữu ích cho các nhà đầu tư đang có mối bận tâm về tình hình nguồn nhân công. Điều này giúp mang đến cái nhìn tổng quan hơn về nguồn lao động sẵn có, trình độ chuyên môn và những thách thức tiềm ẩn trong lực lượng lao động địa phương. Ngoài ra, việc hợp tác với các dịch vụ cung ứng lao động chuyên nghiệp giúp nhà đầu tư có cơ hội tiếp cận các các chương trình đào tạo nghề, hỗ trợ tuyển dụng và mang lại sự hiểu biết sâu sắc & thực tế hơn về thị trường lao động.

Quy trình cho thuê

Sau khi chuẩn bị kỹ lưỡng, bên thuê cần thực hiện 2 nhiệm vụ chính sau:

• Ký kết Biên bản ghi nhớ (MOU): Việc hợp tác với các chuyên gia pháp lý am hiểu pháp luật Việt Nam là điều không thể thiếu nhằm đảm bảo rằng tất cả các văn bản, hợp đồng đều tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn địa phương. Các chuyên gia pháp lý sẽ xem xét kỹ lưỡng Biên bản ghi nhớ, đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ đối với khuôn khổ pháp lý của Việt Nam. Ngoài ra, họ chịu trách nhiệm cung cấp bức tranh toàn diện về bối cảnh pháp lý, giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc đàm phán.
• Đặt cọc: Đây là bước đảm bảo về tài sản cho thuê. Thông thường, số tiền đặt cọc tương đương với khoảng một tháng tiền thuê và được dùng để đặt trước nhà xưởng. Cam kết tài chính này thể hiện ý định của bên thuê trong việc tiếp tục hợp đồng thuê và bảo vệ bên cho thuê khỏi mọi rủi ro tiềm ẩn hoặc vi phạm các điều khoản cho thuê của bên cho thuê.

Sau khi thuê

Các bước nêu trên đặt ra điểm khởi đầu cho các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thực hiện thêm một số thủ tục sau:

• Thành lập pháp nhân tại Việt Nam: Thành lập pháp nhân thường bao gồm việc xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) từ cơ quan có thẩm quyền. Ngoài ra, tùy thuộc vào tính chất của hoạt động kinh doanh và lĩnh vực công nghiệp, việc xin các giấy phép phụ khác có thể cần thiết để đảm bảo tuân thủ các quy định của địa phương. Những giấy phép phụ này có thể bao gồm các giấy phép liên quan đến bảo vệ môi trường, an toàn cháy nổ, xây dựng và các yêu cầu cụ thể khác.
• Ký kết hợp đồng thuê và nhận bàn giao nhà xưởng: Sau khi thanh toán đủ số tiền đặt cọc theo yêu cầu, hai bên thống nhất các điều khoản và điều kiện của hợp đồng thuê. Tiếp theo đó, việc bàn giao nhà máy sẽ được diễn ra. Điều này chứng minh rằng, bên cho thuê chính thức chuyển giao quyền sử dụng nhà xưởng cho bên thuê. Kể từ đó, bên thuê phải đảm bảo hợp đồng thuê và bắt đầu hoạt động trong không gian nhà xưởng được thuê một cách chính thống.
• Xin thẩm duyệt thiết kế Phòng cháy chữa cháy (PCCC): Trước khi lắp đặt sản xuất, doanh nghiệp phải trình nộp bản vẽ PCCC cho Công an tỉnh phê duyệt, thời gian từ 5 – 10 ngày làm việc.
• Nhập khẩu và lắp đặt máy móc: Sau khi thành lập pháp nhân tại Việt Nam, nhà đầu tư có thể tiến hành nhập khẩu máy móc, thiết bị để lắp đặt. Chính phủ Việt Nam cấm nhập khẩu máy móc, vật dụng lỗi thời đã quá 10 năm tuổi vào Việt Nam. Ngoài ra, một số máy móc nhất định phải được kiểm tra chất lượng trước khi thông quan nhập khẩu.
• Xin giấy phép môi trường: Tùy theo ngành nghề, quy mô sản xuất và các yếu tố môi trường mà doanh nghiệp phải xin các loại giấy phép/ báo cáo môi trường khác nhau. Thông tin thêm có thể được tìm thấy tại Tiêu chí đủ điều kiện cấp giấy phép môi trường hoặc báo cáo đánh giá tác động môi trường (EIAR).
• Nghiệm thu PCCC: Trước khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp phải được Công an tỉnh nghiệm thu phòng cháy chữa cháy để chứng minh hệ thống được lắp đặt đủ điều kiện và phù hợp với thiết kế đã được phê duyệt. Thông tin về hồ sơ, quy trình nộp hồ sơ có tại Hướng dẫn hồ sơ nghiệm thu chữa cháy.

Bằng cách tuân theo các giai đoạn đã đề ra, doanh nghiệp có thể đảm bảo không gian nhà máy phù hợp, nâng cao hiệu quả hoạt động, tuân thủ các quy định pháp luật và tận dụng tối đa bối cảnh kinh doanh năng động của Việt Nam. Tóm lại, lựa chọn thuê RBF tại Việt Nam là một quyết định đầu tư chiến lược, cung cấp cho các doanh nghiệp một lộ trình rõ ràng để thiết lập sự hiện diện và nắm bắt những cơ hội thương mại hấp dẫn.